Reklamacje

FLOW Drukarnia / pomoc i obsługa zamówień

Reklamacje – jak zgłosić problem z zamówieniem?

Jeśli z zamówieniem jest coś nie tak, zgłoś problem możliwie szybko. Do sprawnego rozpatrzenia reklamacji potrzebujemy konkretnych informacji: numeru zamówienia, opisu problemu, zdjęć oraz informacji, ilu sztuk dotyczy zgłoszenie.

Reklamacja nie polega na samym stwierdzeniu „druk jest zły”. Musimy zobaczyć, co dokładnie się stało: czy problem dotyczy koloru, cięcia, formatu, uszkodzenia w transporcie, brakujących sztuk, błędu w pliku, uszlachetnienia, materiału albo innego elementu realizacji.

Zgłoś problem Napisz maila
1. Sprawdź zamówienie

Po odbiorze paczki sprawdź produkt, ilość, format, jakość druku i stan opakowania.

2. Zrób zdjęcia

Pokaż cały produkt, zbliżenie problemu, kilka sztuk obok siebie i opakowanie, jeśli było uszkodzone.

3. Opisz problem

Podaj numer zamówienia, produkt, liczbę wadliwych sztuk i dokładnie napisz, co jest nie tak.

4. Poczekaj na analizę

Sprawdzimy zgłoszenie i poinformujemy, jakie rozwiązanie jest możliwe.

Jak zgłosić reklamację?

Reklamację możesz zgłosić mailowo albo przez panel klienta, jeśli zamówienie było składane przez konto. Najważniejsze, żeby zgłoszenie było kompletne. Im więcej konkretnych informacji dostaniemy na początku, tym szybciej można sprawdzić sprawę.

najważniejsze

Numer zamówienia

Podaj numer zamówienia, numer faktury lub inny identyfikator zlecenia. Bez tego trudno szybko odnaleźć produkcję, pliki i specyfikację.

konkretnie

Opis problemu

Napisz, co dokładnie jest nie tak: kolor, cięcie, format, ilość, uszkodzenie, brak elementu, złe uszlachetnienie albo inny problem.

dowód

Zdjęcia

Dołącz zdjęcia całego produktu i zbliżenia wady. Przy problemach z kolorem najlepiej pokazać kilka sztuk obok siebie w neutralnym świetle.

skala problemu

Liczba wadliwych sztuk

Napisz, czy problem dotyczy pojedynczych sztuk, części nakładu czy całego zamówienia. To bardzo ważne przy ocenie reklamacji.

Co powinno być w zgłoszeniu reklamacyjnym?

Dobre zgłoszenie reklamacyjne nie musi być długie. Musi być konkretne. Najlepiej przygotować je tak, żeby osoba sprawdzająca sprawę od razu widziała, czego dotyczy problem i jaki jest jego zakres.

Podaj w wiadomości:
  • numer zamówienia,
  • nazwę produktu,
  • opis problemu,
  • liczbę wadliwych sztuk,
  • informację, kiedy paczka została odebrana.
Dołącz zdjęcia:
  • całego produktu,
  • zbliżenia wady,
  • kilku sztuk obok siebie, jeśli problem się powtarza,
  • opakowania zewnętrznego, jeśli paczka była uszkodzona,
  • etykiety przewozowej, jeśli problem dotyczy transportu.

Najprostsza zasada

Nie wyrzucaj produktu, opakowania ani uszkodzonych sztuk przed zakończeniem reklamacji.

Czasem do oceny sprawy wystarczą zdjęcia, ale czasem potrzebne jest obejrzenie części nakładu albo opakowania. Jeśli materiał zostanie wyrzucony, sprawdzenie reklamacji może być utrudnione albo niemożliwe.

Jakie problemy można zgłosić?

Reklamacja może dotyczyć różnych etapów realizacji: druku, cięcia, materiału, uszlachetnienia, ilości, pakowania albo transportu. Ważne jest, żeby opisać problem możliwie precyzyjnie.

Problemy produkcyjne

błędny format lub cięcie, problem z kolorem lub jakością druku, braki w nakładzie, problem z folią, lakierem, złoceniem lub innym wykończeniem, uszkodzenia powstałe przed wysyłką.

Problemy logistyczne

uszkodzona paczka, zgnieciony lub zalany produkt, brak części zamówienia, problem z doręczeniem, rozbieżność między zawartością a zamówieniem.

Zdjęcia do reklamacji – jak je zrobić?

Zdjęcia są bardzo ważne, bo pozwalają szybko odróżnić problem produkcyjny od transportowego, plikowego albo jednostkowego. Nie muszą być profesjonalne, ale powinny jasno pokazywać wadę.

Pokaż całość

Zrób zdjęcie całego produktu, nie tylko małego fragmentu. Dzięki temu widać format, układ i skalę problemu.

Pokaż zbliżenie

Zrób zdjęcie wady z bliska: przesunięcia, plamy, zarysowania, źle dociętej krawędzi albo problemu z uszlachetnieniem.

Pokaż kilka sztuk

Jeśli problem się powtarza, ułóż kilka wadliwych sztuk obok siebie. To pomaga ocenić, czy wada dotyczy części nakładu.

Pokaż opakowanie

Jeśli paczka przyszła uszkodzona, sfotografuj karton, zabezpieczenie wewnętrzne i etykietę przewozową.

Uszkodzenie paczki w transporcie

Jeśli paczka wygląda na uszkodzoną, najlepiej sprawdzić ją od razu po odbiorze. Przy problemach transportowych bardzo ważne są zdjęcia opakowania, bo bez nich trudno ustalić, czy uszkodzenie powstało podczas przewozu.

Zrób zdjęcia:
  • zewnętrznego kartonu,
  • miejsca uszkodzenia paczki,
  • etykiety kurierskiej,
  • zabezpieczenia wewnątrz paczki,
  • uszkodzonego produktu.
Nie rób tego:
  • nie wyrzucaj kartonu przed zgłoszeniem,
  • nie mieszaj uszkodzonych sztuk z poprawnymi,
  • nie odsyłaj paczki bez wcześniejszego kontaktu,
  • nie czekaj kilku tygodni ze zgłoszeniem,
  • nie ograniczaj zgłoszenia do jednego zdania bez zdjęć.

Kolor w druku a kolor na ekranie

Kolor na ekranie i kolor w druku nigdy nie są tym samym. Monitor świeci, druk odbija światło, a efekt zależy od papieru, technologii, profilu kolorystycznego, przygotowania pliku i oświetlenia. Dlatego sama różnica między ekranem a wydrukiem nie zawsze oznacza błąd produkcyjny.

Przy reklamacji koloru potrzebne są dobre zdjęcia i kontekst

Najlepiej zrobić zdjęcie w neutralnym dziennym świetle, bez filtrów i bez mocnej żółtej lub niebieskiej lampy. Warto też napisać, czy porównujesz wydruk do ekranu, wcześniejszego nakładu, proofa czy innego produktu.

Kiedy reklamacja może nie zostać uznana?

Każde zgłoszenie sprawdzamy indywidualnie, ale są sytuacje, w których problem nie wynika z błędu produkcyjnego. Najczęściej dotyczy to plików przygotowanych niezgodnie ze specyfikacją, różnic między ekranem a drukiem albo zmian zaakceptowanych przed produkcją.

Problemy po stronie pliku

brak spadów, teksty lub logo za blisko linii cięcia, grafiki w zbyt niskiej jakości, plik w złej kolorystyce lub z błędnymi ustawieniami, literówki, błędne dane lub zły projekt zaakceptowany do druku.

Inne częste sytuacje

oczekiwanie koloru identycznego jak na monitorze, różnice wynikające z innego papieru lub technologii, naturalne tolerancje cięcia i produkcji, uszkodzenie produktu po odbiorze, zgłoszenie bez możliwości weryfikacji materiału.

Jak wygląda rozpatrywanie reklamacji?

Po otrzymaniu zgłoszenia sprawdzamy opis problemu, zdjęcia, specyfikację zamówienia, pliki produkcyjne i możliwą przyczynę. Jeśli potrzebujemy dodatkowych informacji, poprosimy o uzupełnienie zgłoszenia.

1

Przyjęcie zgłoszenia

Otrzymujemy wiadomość, numer zamówienia, opis problemu, zdjęcia i informację, ilu sztuk dotyczy reklamacja.

2

Weryfikacja

Sprawdzamy plik, specyfikację, zdjęcia, proces produkcji i możliwą przyczynę problemu.

3

Dodatkowe pytania

Jeśli zgłoszenie jest niepełne, możemy poprosić o dodatkowe zdjęcia, liczbę sztuk albo zwrot części nakładu do oceny.

4

Decyzja i rozwiązanie

Po analizie informujemy, czy reklamacja została uznana i jakie rozwiązanie jest możliwe.

Jakie rozwiązania są możliwe?

Rozwiązanie zależy od rodzaju problemu, skali wady, produktu i możliwości technicznych. Inaczej rozpatruje się pojedyncze uszkodzone sztuki, inaczej błąd całego nakładu, a inaczej problem transportowy.

W zależności od sprawy możliwe jest:
  • wyjaśnienie przyczyny problemu,
  • ponowny druk części nakładu,
  • ponowny druk całości,
  • rabat lub inne rozwiązanie uzgodnione indywidualnie,
  • zgłoszenie szkody transportowej do przewoźnika.
Do decyzji potrzebne jest:
  • pełne zgłoszenie reklamacyjne,
  • zdjęcia pokazujące problem,
  • informacja o liczbie wadliwych sztuk,
  • wgląd w plik i specyfikację zamówienia,
  • czasem zwrot części produktu do oceny.

Reklamacja a błędny plik

Drukarnia drukuje na podstawie pliku dostarczonego do realizacji. Jeśli w zaakceptowanym pliku były błędne dane, literówka, zły numer telefonu, brak spadu, zły format albo błędna grafika, taki problem może nie wynikać z błędu produkcyjnego.

Przed akceptacją zawsze sprawdź treść i dane

Najważniejsze są dane teleadresowe, QR kody, numery telefonów, adresy www, ceny, daty, nazwiska, wersje językowe i wszystkie elementy, których drukarnia nie jest w stanie merytorycznie zweryfikować za klienta.

Co zrobić przed zgłoszeniem reklamacji?

Zanim wyślesz reklamację, dobrze jest spokojnie sprawdzić kilka rzeczy. To pomaga szybciej ustalić, czy problem dotyczy całego nakładu, części sztuk, transportu, pliku czy oczekiwań względem materiału.

Sprawdź produkt

czy problem dotyczy wszystkich sztuk, czy tylko części nakładu, czy format i materiał zgadzają się z zamówieniem, czy paczka nie była uszkodzona, czy produkt nie został uszkodzony po odbiorze.

Przygotuj zgłoszenie

numer zamówienia, krótki opis problemu, zdjęcia całości i zbliżenia, liczbę wadliwych sztuk, informację, czy produkt był już używany lub dalej przetwarzany.

Produkty, przy których warto szczególnie uważać

Niektóre produkty są bardziej wrażliwe na przygotowanie pliku, montaż, warunki użytkowania albo oczekiwania dotyczące koloru. Przy nich dobre zdjęcia i pełny opis problemu są szczególnie ważne.

Etykiety i naklejki

Ważny jest materiał, klej, nacinanie, kształt, ilość sztuk i powierzchnia, na którą etykiety są naklejane.

Zobacz etykiety

Wizytówki premium

Przy folii, złoceniu, lakierze UV 3D i papierach ozdobnych duże znaczenie ma poprawnie przygotowany plik.

Zobacz wizytówki

Banery i wielki format

Przy dużych formatach ważny jest materiał, oczka, zgrzewy, montaż, warunki ekspozycji i sposób użycia.

Zobacz banery

Ulotki i foldery

Najczęstsze problemy wynikają z braku spadów, małych marginesów, cienkich ramek i różnic między ekranem a drukiem.

Zobacz ulotki

FAQ – reklamacje

Jak zgłosić reklamację?

Najlepiej wysłać wiadomość na adres biuro@drukarniaflow.pl albo skorzystać z panelu klienta, jeśli zamówienie było składane przez konto. W zgłoszeniu podaj numer zamówienia, opis problemu, zdjęcia i liczbę wadliwych sztuk.

Czy wystarczy napisać, że produkt jest zły?

Nie. Do sprawdzenia reklamacji potrzebujemy konkretów: co dokładnie jest nie tak, gdzie widać problem, ilu sztuk dotyczy i jak wygląda wada na zdjęciach.

Czy muszę odsyłać produkt?

Nie zawsze. Najpierw prześlij zdjęcia i opis. Jeśli do oceny potrzebny będzie zwrot części lub całości nakładu, poinformujemy o tym osobno.

Czy różnica koloru względem monitora jest reklamacją?

Sama różnica względem monitora zwykle nie wystarcza do uznania reklamacji. Ekran i druk działają inaczej, a na efekt wpływa papier, profil kolorystyczny, technologia i oświetlenie.

Co zrobić, jeśli paczka przyszła uszkodzona?

Zrób zdjęcia kartonu, etykiety przewozowej, zabezpieczenia wewnątrz paczki i uszkodzonego produktu. Nie wyrzucaj opakowania przed zgłoszeniem.

Czy błąd w zaakceptowanym projekcie jest reklamacją?

Jeśli błąd był w pliku zaakceptowanym do druku, na przykład literówka, zły telefon albo błędny QR kod, problem może nie wynikać z błędu produkcyjnego.

Ile trwa rozpatrzenie reklamacji?

Reklamacje rozpatrujemy możliwie szybko, zgodnie z regulaminem i obowiązującymi zasadami obsługi zamówień. Czas może zależeć od kompletności zgłoszenia i potrzeby dodatkowej weryfikacji.

Czy mogę używać produktu po zgłoszeniu reklamacji?

Jeśli to możliwe, wstrzymaj dalsze używanie lub przetwarzanie wadliwych sztuk do czasu wyjaśnienia sprawy. Użycie produktu może utrudnić ocenę reklamacji.

Chcesz zgłosić reklamację?

Wyślij numer zamówienia, opis problemu, zdjęcia oraz informację, ilu sztuk dotyczy zgłoszenie. Im konkretniejsze zgłoszenie, tym szybciej możemy sprawdzić sprawę.

Wyślij reklamację Formularz kontaktowy
Kontakt do FLOW Drukarnia

Przygotuj numer zamówienia, zdjęcia i opis problemu.

biuro@drukarniaflow.pl +48 664 903 495

Nie odsyłaj produktu bez wcześniejszego kontaktu.